Работа с YClients (YC)
Как работать с YCLIENTS
YClients - приложение, с помощью которого мы выставляем слоты для стажировок, которые видят наши будущие исполнители вот таким образом.
Помимо этого в этой же системе ведется расчет оплаты за твои услуги, поэтому важно внимательно все заполнять.
Для того, чтобы выставить стажировки так, чтобы их видели стажеры, необходимо:
1) Установить свое расписание (т.е. свое рабочее время, в которое ты будешь проводить стажировки).
2) Создать групповые события, на которые будет доступна запись со страницы записи на стажировки.
Для работы тебе понадобятся браузер (на компьютере или на телефоне) и приложение YClients.
С помощью приложения ты можешь устанавливать свое расписание, проверять записи на стажировки, просматривать информацию о стажерах. К сожалению, не все функции доступны через приложение. Так, создать групповую стажировку, проставить статус стажера возможно только через браузер на сайте https://yclients.com.
УСТАНАВЛИВАЕМ РАСПИСАНИЕ
1. Заходишь в приложение, выбираешь день для стажировки и нажимаешь кнопку “установить расписание”.
2. Выбираешь время, когда будешь проводить стажировку. Например, с 10:00 до 11:00.
Если ты хочешь провести несколько стажировок в этот день, нажимаешь кнопку “добавить рабочее время” и устанавливаешь время. Например, с 19:00 до 20:00.
В твоем расписании это время будет выделено белым цветом.
Теперь необходимо поставить в выставленное расписание события.
СОЗДАЕМ ГРУППОВЫЕ СОБЫТИЯ
⚠️ Создание событий возможно только через браузер. С компьютера все работает корректнее.
1. Переходим в журнал, нажимаем на свободный слот, на который вы хотите поставить групповую стажировку. В открывшемся окне выбери название услуги. Для удобства в названии услуги есть твоя фамилия и станция метро (улица).
Если ты проводишь стажировки по разным адресам, выбери соответствующий адрес (именно его увидит стажер в окне записи).
Если ты проводишь и групповые, и индивидуальные стажировки, смотри на пометки "гр." (групповая) и "инд." (индивидуальная) и выбирай соответствующую.
Когда к тебе запишется стажер, на твою электронную почту придет письмо, а в расписании YCLIENTS произойдут изменения.
Во-первых, в расписании ты увидишь изменение числа занятых и свободных мест на стажировку.
Во-вторых, если ты нажмешь на стажировку, то увидишь данные стажеров, которые к тебе записались.
Сразу после записи стажера проверь его в списке: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1qz98uLLiQ0...
Не нашел? Напиши HR менеджеру в личку.
Нашел? Отлично! Отправляй ему приветственное письмо и карточку собаки через Телеграм.
Как только стажер подтвердил свое присутствие на стажировке ответным сообщением, нажимаешь на запись и в открывшемся окне ставишь статус "клиент подтвердил".
После того как стажировка состоялась выбираешь “клиент пришел".
ПЕРЕНОС, УДАЛЕНИЕ ЗАПИСИ СТАЖЕРА
Просто перенести запись стажера на другое событие не получится, но можно быстро создать запись в подходящем событии через быструю форму записи.
1) Скопируй номер телефона стажера
2) Нажми на нужное событие, откроется форма быстрой записи. Введи телефон в соответствующее поле и система предложит тебе пользователя из нашей базы. Выбери его и нажми записать.
3) Удали запись стажера на предыдущее событие.
Если стажер говорит, что не сможет приехать к тебе на стажировку и договориться на другой день не получается, выбираешь стажировку и нажимаешь “удалить запись”. Места в записи становятся свободными.
УДАЛЕНИЕ ГРУППОВОГО СОБЫТИЯ
Удаление может понадобиться, если ты ошибся с расписанием или в случае болезни. Пожалуйста, планируй свое время заранее, чтобы не отменять стажировки без существенной причины.
Чтобы удалить групповое событие, необходимо:
1) уведомить стажеров, которые уже записаны, об отмене, написав им в Телеграм персональное сообщение.
2) удалить саму запись. Для этого из меню расписания нажми на событие и в нем нажми кнопку "удалить".
⚠️ ВАЖНО. Просто отметить свой день как нерабочий не поможет удалить событие. Событие останется так же, как и занятие по йоге: если учитель заболел, занятие проведет другой учитель. Только ты в таком случае даже не узнаешь, что к тебе записались стажеры. Поэтому обязательно сначала удаляем само событие!
Удаление слотов из твоего расписания при этом не нужно, если на это время не назначено событие, стажер слот не увидит.
ПРОСТАВЛЕНИЕ СТАТУСОВ
⚠️ СУПЕРВАЖНАЯ вещь, потому что от правильного выставления статусов напрямую зависит твоя зарплата.
В результате проведенной стажировки у каждой записи стажера должен быть один из статусов, либо "клиент пришел", либо "клиент не пришел".
При явке на стажировку мы ставим "клиент пришел".
Если стажер подтвердил свое присутствие на стажировке, но в итоге не пришел, необходимо выбрать "клиент не пришел". Если стажер заявил о невозможности быть на стажировке менее чем за 4 часа до нее, то в таком случае ты так же ставишь статус "клиент не пришел".
ПОВТОРЕНИЕ СОБЫТИЙ
Эта опция нужна для того, чтобы не создавать новые события каждую неделю. Если ваше расписание постоянно, то вы просто можете назначить повтор события в удобном для вас ритме. Особенно актуально, если вы выставляете много событий.
Ты можешь назначить повторы как при создании события (перейдя во вкладку повторения), так и нажав на уже имеющееся или прошедшее событие в своем расписании и перейдя во вкладку повторение.
Ты можешь создавать шаблоны под свои задачи. Выбери, как часто должна повторяться стажировка, дни недели, по которым ты проводишь.
Например, это может быть, как на слайде, стажировка в 11.00 каждое воскресенье, а может в 8.00 каждый рабочий день.
Обязательно назначь дату начала повторения и завершение (через определенное количество повторов или по достижении определенной даты).
ВАЖНО - события должны повторяться "без записей" (смотри нижнюю строку).
Нажимай "сохранить повторение", с этого момента стажировки появятся в твоем расписании.
Если у тебя есть вопросы по работе с YCLIENTS, пиши в Телеграм @marina_kurgina